В условиях постоянных изменений трудового законодательства вопрос правильного ведения кадровой документации становится критически важным для каждого работодателя. Даже в эпоху цифровизации и электронных трудовых книжек многие сотрудники продолжают использовать бумажный формат, что требует от организаций строгого соблюдения правил учета. Отсутствие или неправильное оформление книги учета может обернуться штрафами до 50 000 рублей для организации. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек в 2025-2026 году, какие изменения вступили в силу, и как защитить свой бизнес от дорогостоящих санкций.
Что такое книга учета движения трудовых книжек и зачем она нужна
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них представляет собой обязательный документ кадрового учета, в который заносятся все операции с трудовыми книжками работников. Это важнейший инструмент контроля за сохранностью и движением документов строгой отчетности.
Основное назначение книги учета заключается в фиксации следующих операций:
- приём трудовых книжек от работников при оформлении на работу
- выдача новых трудовых книжек сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые
- оформление и выдача вкладышей в трудовые книжки
- возврат трудовых книжек при увольнении работников
- учет всех передвижений документов внутри организации
Важно понимать, что даже при активном переходе на электронные трудовые книжки, бумажный учет остается актуальным. Многие сотрудники сохранили право на ведение бумажных трудовых книжек, и работодатель обязан организовать их правильный учет и хранение. Кроме того, для работников, впервые поступивших на работу до 2021 года и выбравших бумажный формат, организация продолжает вести бумажные трудовые книжки.
Книга учета выполняет несколько критически важных функций для любой организации. Во-первых, она обеспечивает юридическую защиту работодателя при возникновении трудовых споров. Наличие правильно оформленной книги учета позволяет подтвердить факт выдачи или получения трудовой книжки. Во-вторых, книга является инструментом внутреннего контроля, позволяющим отслеживать местонахождение каждой трудовой книжки. В-третьих, это обязательный документ при проверках трудовой инспекции.
Особую значимость книга учета приобретает в контексте ответственности работодателя за утрату или повреждение трудовых книжек. Согласно действующему законодательству, трудовая книжка является документом строгой отчетности, и за её сохранность несет ответственность работодатель. Правильно оформленная книга учета становится доказательством того, что организация выполнила все необходимые требования по учету и хранению документов.
Нормативная база: какими документами руководствоваться в 2025-2026 году
Актуальное регулирование вопросов ведения и учета трудовых книжек претерпело существенные изменения. С 1 сентября 2021 года основным документом, определяющим порядок работы с трудовыми книжками, стал приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Этот нормативный акт установил новые правила ведения, хранения и учета как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
Ключевое изменение, которое необходимо учитывать работодателям в 2025-2026 году, заключается в том, что работодатели получили право самостоятельно разрабатывать формы книг учета. Ранее действовавшие унифицированные формы, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, утратили обязательную силу. Однако это не означает отмену самого требования вести книгу учета — обязанность осталась, изменилась только возможность использования собственных форм.
Трудовой кодекс РФ устанавливает общие принципы работы с трудовыми книжками. Статья 66 ТК РФ определяет трудовую книжку как основной документ о трудовой деятельности работника. Статья 84.1 ТК РФ регламентирует порядок выдачи трудовой книжки при увольнении. Важно отметить, что работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших более пяти дней, если эта работа является для них основной.
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ внес изменения в порядок ведения трудовых книжек, введя электронный формат. Согласно этому закону, с 1 января 2020 года работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Работники получили право выбора между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки. Те, кто подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, сохраняют это право на всю трудовую жизнь.
Особое внимание стоит уделить пункту 40 Порядка, утвержденного приказом № 320н, который прямо указывает на обязанность работодателя вести книги учета. Согласно этому пункту, работодатель обязан вести книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу (журнал) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей. Эти документы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью организации при её наличии.
Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ) устанавливает ответственность за нарушение требований трудового законодательства. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает штрафы за нарушение трудового законодательства, включая ненадлежащее ведение кадровой документации. Отсутствие или неправильное оформление книги учета трудовых книжек квалифицируется как нарушение требований трудового законодательства.
Помимо основных нормативных актов, работодателям следует учитывать разъяснения Роструда и Минтруда России. Эти ведомства регулярно публикуют письма и разъяснения по актуальным вопросам кадрового делопроизводства. Например, письмо Минтруда от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245 подтверждает, что книги и журналы трудовых книжек нельзя вести в электронном виде даже при внедрении электронного кадрового документооборота.
Обязательные требования к оформлению книги учета в 2025-2026 году
Правильное оформление книги учета движения трудовых книжек является не просто формальным требованием, но и гарантией защиты от административной ответственности. Законодательство устанавливает четкие требования к физическому оформлению этого документа.
Книга учета должна быть оформлена в бумажном виде. Ведение книги учета в электронном формате категорически запрещено. Об этом прямо указано в письме Минтруда от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245. Даже если в организации внедрен электронный кадровый документооборот, книги учета трудовых книжек должны вестись на бумажном носителе.
Каждая страница книги должна быть пронумерована. Нумерация начинается с первой страницы и должна быть сквозной. Нельзя начинать новую нумерацию с начала каждого раздела или при смене календарного года. После нумерации всех страниц книга должна быть прошнурована. Шнуровка выполняется таким образом, чтобы исключить возможность замены или изъятия отдельных листов без нарушения целостности документа.
На последней странице книги размещается заверительная надпись. Она должна содержать следующую информацию: количество пронумерованных и прошнурованных листов, дату заверения, должность и подпись руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Например: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов. Директор ООО «Компания» /подпись/ И.И. Иванов 15.01.2025″. При наличии у организации печати заверительная надпись скрепляется печатью.
Что касается формы книги учета, с 1 сентября 2021 года работодатели получили право самостоятельно разрабатывать и утверждать формы книг и журналов учета. Однако при разработке собственной формы необходимо учитывать обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в книге учета. К таким реквизитам относятся: порядковый номер записи, дата заполнения трудовой книжки или выдачи вкладыша, фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки, серия и номер трудовой книжки или вкладыша, должность, структурное подразделение, дата выдачи трудовой книжки при увольнении и подпись работника в получении.
Многие организации продолжают использовать ранее утвержденную форму из приложения 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69. Это абсолютно законно — если в старых книгах ещё остались незаполненные страницы, их можно продолжать вести до полного окончания. Главное, чтобы книга была правильно оформлена: пронумерована, прошнурована и заверена.
Важный момент касается ведения книги учета отдельными листами. Роструд в своих разъяснениях указал, что нельзя вести журнал учета движения трудовых книжек в виде отдельно хранящихся листов, оформленных на каждого сотрудника. Книга учета должна представлять собой единый документ, в котором записи ведутся в хронологическом порядке.
Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей составляет 75 лет. Это установлено пунктом 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Такой длительный срок хранения обусловлен тем, что книга учета может потребоваться для подтверждения трудового стажа работников при назначении пенсии или в иных случаях.
Кто отвечает за ведение книги учета трудовых книжек
Организация работы с трудовыми книжками и ведение книг учета требует назначения ответственного лица. Это не просто формальное требование — от правильного распределения обязанностей зависит качество кадрового учета и защита организации от штрафов.
Согласно пункту 42 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого приказом (распоряжением) работодателя назначается уполномоченное лицо, на которое возлагаются соответствующие обязанности.
В качестве ответственного лица может быть назначен любой сотрудник организации, которому работодатель доверяет работу с документами строгой отчетности. Чаще всего это работник кадровой службы — инспектор по кадрам, специалист отдела кадров или начальник отдела кадров. В небольших организациях, где нет отдельного кадрового подразделения, эти функции может выполнять главный бухгалтер, секретарь или офис-менеджер. В микропредприятиях ответственным лицом нередко назначается сам руководитель.
Индивидуальные предприниматели могут вести книгу учета лично без оформления специального приказа. Однако если предприниматель желает поручить эту работу одному из своих работников, необходимо издать приказ о назначении ответственного лица.
Назначение ответственного лица оформляется приказом в произвольной форме. В приказе должны быть указаны фамилия, имя, отчество назначаемого работника, его должность, конкретные обязанности, которые на него возлагаются. Приказ подписывается руководителем организации, и с ним под подпись знакомится назначенный работник.
Важно понимать, что ответственным за ведение трудовых книжек может быть только одно лицо. Недопустима ситуация, когда обязанности распределены между несколькими сотрудниками без четкого определения, кто именно отвечает за каждый участок работы. Это может привести к путанице, ошибкам в учете и утрате документов.
После назначения ответственного лица необходимо внести соответствующие изменения в его должностную инструкцию. В должностной инструкции следует детально прописать обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. Также рекомендуется отразить эти обязанности в трудовом договоре с работником или оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Ответственное лицо несет личную ответственность за правильность ведения книги учета, сохранность трудовых книжек и своевременность внесения записей. При выявлении нарушений административный штраф может быть наложен как на организацию, так и на должностное лицо лично.
Смена ответственного лица должна оформляться надлежащим образом. При увольнении работника, ответственного за ведение трудовых книжек, или при переводе его на другую должность необходимо издать приказ о передаче дел. Передача должна сопровождаться составлением акта приема-передачи, в котором указывается количество хранящихся трудовых книжек, их серии и номера, количество чистых бланков трудовых книжек и вкладышей. Оба работника — передающий и принимающий дела — ставят свои подписи в акте.
Пошаговая инструкция по заполнению книги учета движения трудовых книжек
Правильное заполнение книги учета требует соблюдения определенного алгоритма действий. Рассмотрим подробно, как вносить записи в различных ситуациях.
Шаг 1. Регистрация трудовой книжки при приеме на работу
Когда работник поступает на работу и предъявляет трудовую книжку, её необходимо зарегистрировать в книге учета в течение первых пяти рабочих дней с момента начала работы. В книгу учета вносятся следующие сведения:
В графе 1 проставляется порядковый номер записи. Нумерация ведется сквозная с самого начала ведения книги учета, независимо от календарного года.
В графе 2 указывается дата приема трудовой книжки от работника. Это дата, когда работник фактически передал документ в кадровую службу. Обычно это первый рабочий день сотрудника или день подписания трудового договора.
В графе 3 записываются фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки полностью, без сокращений. Данные вносятся в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.
В графе 4 указывается серия и номер трудовой книжки. Эти данные берутся с титульного листа трудовой книжки, где они указаны в правом верхнем углу. Если у работника есть вкладыш в трудовую книжку, его серия и номер указываются через запятую или на следующей строке.
В графе 5 указывается должность работника в соответствии с трудовым договором и приказом о приеме на работу. Если у должности есть структурное подразделение, оно также указывается.
В графе 6 ставится дата внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу.
В графе 7 указываются реквизиты приказа о приеме на работу: дата и номер.
Графы 8, 9 и 10 остаются пустыми до момента увольнения работника.
Шаг 2. Регистрация новой трудовой книжки
Если работник поступает на работу впервые и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку. До 2021 года работодатели оформляли новые бумажные трудовые книжки всем впервые устраивающимся работникам. С 2021 года правила изменились: работникам, впервые поступающим на работу, оформляются только электронные трудовые книжки. Бумажные трудовые книжки им не заводятся.
Однако если в организации остались незаполненные бланки трудовых книжек, и есть работники, которые имеют право на ведение бумажной трудовой книжки (например, поступили на работу до 2021 года и не подали заявление о переходе на электронный формат), при необходимости им могут быть оформлены новые бланки.
При оформлении нового бланка трудовой книжки в книгу учета вносятся аналогичные записи, что и при приеме готовой трудовой книжки. Единственное отличие — в графе 2 указывается дата оформления новой трудовой книжки, а не дата её получения от работника.
Шаг 3. Регистрация вкладыша в трудовую книжку
Когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях», работнику выдается вкладыш. Вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.
При выдаче вкладыша в книге учета делается запись о его выдаче. Запись может вноситься либо отдельной строкой, либо в той же строке, где зарегистрирована трудовая книжка данного работника. Если запись вносится отдельной строкой, в графе 3 указывается фамилия, имя и отчество работника, а в графе 4 — серия и номер выдаваемого вкладыша.
Важно отметить, что если работник при приеме на работу предъявляет трудовую книжку с уже имеющимся вкладышем, оформленным на предыдущем месте работы, этот вкладыш отдельной записью в книге учета не регистрируется. Регистрации подлежит только сама трудовая книжка.
Шаг 4. Внесение записи при увольнении работника
При увольнении работника в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать ему трудовую книжку. Этот факт должен быть зафиксирован в книге учета.
В графе 8 указывается дата выдачи трудовой книжки работнику при увольнении. Эта дата должна совпадать с последним днем работы сотрудника.
В графе 9 указываются реквизиты приказа об увольнении: дата и номер.
В графе 10 работник ставит свою подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. Подпись должна быть разборчивой. Если подпись неразборчива, рекомендуется рядом с подписью написать фамилию и инициалы.
Получение работником трудовой книжки на руки и его подпись в книге учета являются юридически значимыми фактами. Эта подпись подтверждает, что работодатель выполнил свою обязанность по выдаче трудовой книжки и не несет ответственности за её дальнейшую судьбу.
Шаг 5. Особые случаи регистрации
Существуют ситуации, когда порядок внесения записей в книгу учета имеет свои особенности.
Если работник отказался получить трудовую книжку при увольнении, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Факт направления уведомления фиксируется в акте. В книге учета в графе 10 делается отметка «от получения трудовой книжки отказался, направлено уведомление от [дата]».
Если трудовая книжка направляется по почте с согласия работника, в графе 10 указывается: «Выслана по почте [дата], почтовый идентификатор [номер]».
При утрате трудовой книжки работником работодатель по его заявлению оформляет дубликат. Выдача дубликата также регистрируется в книге учета. В этом случае в графе 4 после серии и номера дубликата делается пометка «дубликат».
Шаг 6. Проверка правильности заполнения
После внесения каждой записи необходимо проверить правильность и полноту внесенных данных. Все записи должны быть разборчивыми, без исправлений и помарок. Если допущена ошибка, зачеркивать или замазывать её нельзя. Неверная запись признается недействительной, и рядом вносится правильная запись с указанием «запись № [номер] недействительна».
Чек-лист для проверки правильности ведения книги учета
Для обеспечения правильного ведения книги учета движения трудовых книжек рекомендуем использовать следующий чек-лист. Его можно применять как при первичном оформлении книги учета, так и при регулярных проверках кадровой документации.
Проверка оформления книги учета:
☐ Книга учета ведется в бумажном виде (электронное ведение запрещено)
☐ Все страницы книги пронумерованы сквозной нумерацией
☐ Книга прошнурована таким образом, чтобы исключить изъятие или замену листов
☐ На последней странице имеется заверительная надпись с указанием количества листов
☐ Заверительная надпись содержит подпись руководителя организации или ИП
☐ При наличии печати заверительная надпись скреплена печатью организации
☐ Форма книги учета соответствует требованиям законодательства или утверждена локальным актом
Проверка назначения ответственного лица:
☐ Издан приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
☐ В приказе указаны ФИО и должность ответственного лица
☐ Ответственный работник ознакомлен с приказом под подпись
☐ В должностной инструкции ответственного работника отражены обязанности по работе с трудовыми книжками
☐ Обязанности по ведению трудовых книжек отражены в трудовом договоре или дополнительном соглашении
Проверка правильности внесения записей:
☐ Все записи в книге учета вносятся в хронологическом порядке
☐ Нумерация записей сквозная, без пропусков и повторов
☐ При приеме работника трудовая книжка зарегистрирована в течение пяти рабочих дней
☐ ФИО работников указаны полностью, без сокращений
☐ Серии и номера трудовых книжек и вкладышей указаны точно
☐ При наличии вкладыша его серия и номер указаны в графе 4
☐ Должности работников указаны в соответствии с трудовыми договорами
☐ При увольнении указана дата выдачи трудовой книжки
☐ Работники расписались в получении трудовой книжки при увольнении
☐ Все записи разборчивы, выполнены ручкой с синей, черной или фиолетовой пастой
☐ В книге учета отсутствуют подчистки, зачеркивания, исправления корректором
Проверка условий хранения:
☐ Книга учета хранится в месте, исключающем доступ посторонних лиц
☐ Трудовые книжки хранятся в сейфе или несгораемом шкафу
☐ Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся отдельно от трудовых книжек
☐ Обеспечена сохранность книги учета от повреждения, утраты или уничтожения
Проверка соответствия законодательству:
☐ Ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
☐ Ведется книга (журнал) учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них
☐ При смене ответственного лица оформлен акт приема-передачи
☐ Организация готова предоставить книгу учета при проверке трудовой инспекции
Регулярное использование данного чек-листа поможет избежать типичных ошибок и снизит риск привлечения к административной ответственности.
Таблица штрафов за нарушения при ведении книги учета трудовых книжек в 2025-2026 году
Отсутствие или ненадлежащее ведение книги учета движения трудовых книжек может повлечь серьезные финансовые последствия для работодателя. Рассмотрим подробно, какие санкции предусмотрены действующим законодательством.
| Вид нарушения | Статья КоАП РФ | Штраф для должностных лиц | Штраф для ИП | Штраф для юридических лиц |
|---|---|---|---|---|
| Отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей | От 1 000 до 5 000 рублей | От 30 000 до 50 000 рублей |
| Неправильное оформление книги учета (отсутствие нумерации, прошнуровки, заверения) | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей | От 1 000 до 5 000 рублей | От 30 000 до 50 000 рублей |
| Ведение книги учета в электронном виде | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей | От 1 000 до 5 000 рублей | От 30 000 до 50 000 рублей |
| Отсутствие приказа о назначении ответственного лица | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей | От 1 000 до 5 000 рублей | От 30 000 до 50 000 рублей |
| Нарушение правил хранения трудовых книжек | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей | От 1 000 до 5 000 рублей | От 30 000 до 50 000 рублей |
| Повторное нарушение требований к ведению книги учета | Часть 2 статьи 5.27 КоАП РФ | От 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет | От 10 000 до 20 000 рублей | От 50 000 до 70 000 рублей |
| Невыдача трудовой книжки при увольнении в установленный срок | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей | От 1 000 до 5 000 рублей | От 30 000 до 50 000 рублей |
Важно понимать, что штрафы могут налагаться одновременно и на должностное лицо (например, руководителя или кадровика), и на саму организацию. Таким образом, при выявлении нарушения общая сумма штрафа может составить от 31 000 до 55 000 рублей (штраф на организацию плюс штраф на должностное лицо).
Особенно серьезные последствия наступают при повторном нарушении. Если в течение года после наложения первого штрафа работодатель вновь допустил аналогичное нарушение, размер санкций существенно увеличивается. Кроме того, для должностного лица предусмотрена возможность дисквалификации — запрета занимать руководящие должности на срок от одного года до трех лет.
Помимо административных штрафов, работодатель может понести дополнительные расходы. Если трудовая книжка не была выдана работнику в день увольнения по вине работодателя, организация обязана возместить работнику неполученный заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки. Кроме того, работник вправе потребовать компенсацию морального вреда.
Особенности ведения книги учета при электронных трудовых книжках
Переход на электронные трудовые книжки внес существенные изменения в кадровый документооборот, однако не отменил обязанность вести книгу учета в определенных случаях. Рассмотрим подробнее, как совмещаются электронный и бумажный учет в 2025-2026 году.
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Работники получили право выбора между бумажной и электронной формой ведения сведений о трудовой деятельности. Те работники, которые до 31 декабря 2020 года подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, продолжают вести её в традиционном формате. Работники, которые подали заявление о переходе на электронный формат или не подали никакого заявления, перешли на электронные трудовые книжки.
Работники, впервые поступающие на работу с 2021 года, могут иметь только электронную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка им не оформляется.
Нужно ли вести книгу учета, если все работники перешли на электронные трудовые книжки? Формально, если в организации нет ни одной бумажной трудовой книжки, обязанность вести книгу учета движения трудовых книжек отпадает. Однако рекомендуется сохранять эту книгу и после полного перехода на электронный формат — на случай приема работников, у которых есть бумажные трудовые книжки.
Если в организации работают сотрудники как с бумажными, так и с электронными трудовыми книжками, книга учета ведется только в отношении бумажных документов. Информация о работниках с электронными трудовыми книжками в книгу учета не вносится.
При этом работодатель обязан вести электронный учет сведений о трудовой деятельности всех работников, включая тех, кто сохранил бумажную трудовую книжку. Сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) через отчет по форме ЕФС-1. Таким образом, на работодателя возлагается двойная обязанность: вести бумажную трудовую книжку и вносить записи в неё, а также передавать электронные сведения в СФР.
Важный момент: когда работник, имеющий бумажную трудовую книжку, подает заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче такого заявления и выдать книжку работнику на руки. С этого момента бумажная трудовая книжка перестает вестись работодателем, и сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде. Эта выдача должна быть зафиксирована в книге учета. В графах 8, 9 и 10 делается запись о выдаче трудовой книжки, а в графе 10 работник расписывается в её получении.
Что касается новых работников, которые впервые поступают на работу после 2021 года и имеют только электронные трудовые книжки, для них книга учета не ведется. Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передает их в СФР.
Работодателям следует учитывать, что обязанность вести книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них сохраняется до тех пор, пока у работодателя имеются неизрасходованные бланки. Даже если все работники перешли на электронный формат, при наличии бланков необходимо вести приходно-расходную книгу по их учету.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек
Помимо книги учета движения трудовых книжек, работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё. Эти два документа тесно связаны, но имеют разное назначение.
Приходно-расходная книга предназначена для учета бланков трудовых книжек и вкладышей как документов строгой отчетности. В ней фиксируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков, с указанием серии и номера каждого бланка.
Требования к оформлению приходно-расходной книги аналогичны требованиям к книге учета движения трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и при наличии печати скреплена ею.
Форму приходно-расходной книги работодатель также разрабатывает самостоятельно. Можно продолжать использовать форму из приложения 2 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69, а можно утвердить собственную форму с учетом специфики деятельности организации.
В приходно-расходной книге должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:
- дата и номер документа, по которому получены бланки
- от кого получены бланки (наименование организации-поставщика)
- количество полученных бланков
- серии и номера полученных бланков
- дата и номер документа, по которому расходуются бланки
- кому выданы бланки (ФИО работника)
- количество израсходованных бланков
- серии и номера израсходованных бланков
- остаток бланков
Приходно-расходная книга ведется материально ответственным лицом, которому поручено хранение бланков трудовых книжек. Это может быть то же лицо, которое ведет книгу учета движения трудовых книжек, или другой работник.
Бланки трудовых книжек и вкладышей выдаются ответственному лицу по заявке. Заявка составляется в произвольной форме с указанием количества требуемых бланков. Руководитель организации визирует заявку, после чего материально ответственное лицо выдает бланки ответственному за ведение трудовых книжек.
Факт выдачи бланков фиксируется в приходно-расходной книге. При этом указывается, кому именно выданы бланки (должность и ФИО работника), дата выдачи, серии и номера выданных бланков. Получатель расписывается в получении бланков.
Когда бланк трудовой книжки или вкладыша оформляется работнику, этот факт также отражается в приходно-расходной книге. Указывается ФИО работника, которому оформлен бланк, серия и номер использованного бланка, дата оформления.
Испорченные при оформлении бланки подлежат особому учету. Если при первичном заполнении трудовой книжки допущена ошибка, бланк считается испорченным и не может быть использован. Испорченный бланк не уничтожается, а хранится в организации вместе с актом о списании. В приходно-расходной книге делается отметка об уничтожении бланка с указанием причины и номером акта.
За утрату или порчу бланков трудовых книжек материально ответственное лицо может быть привлечено к материальной ответственности. Стоимость бланков может быть взыскана с виновного работника. Однако стоимость бланка, испорченного при первичном заполнении, с работника не взимается — эти расходы несет работодатель.
Срок хранения приходно-расходной книги также составляет 75 лет, как и у книги учета движения трудовых книжек.
Хранение книги учета и трудовых книжек: требования безопасности
Правильная организация хранения трудовых книжек и книги учета — важнейшая обязанность работодателя. Утрата этих документов может привести не только к административной ответственности, но и к серьезным проблемам для работников при подтверждении их трудового стажа.
Трудовые книжки должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность. Согласно требованиям законодательства, трудовые книжки хранятся в сейфе или несгораемом шкафу. Это требование направлено на защиту документов от пожара, хищения и других форс-мажорных обстоятельств.
Доступ к месту хранения трудовых книжек должен быть ограничен. Ключи от сейфа или шкафа находятся у ответственного за ведение трудовых книжек лица. Передача ключей другим работникам должна быть исключена или строго регламентирована внутренними документами организации.
Книга учета движения трудовых книжек хранится там же, где и сами трудовые книжки. Это обеспечивает удобство работы и снижает риск утраты документов. Однако бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться отдельно от заполненных трудовых книжек. Обычно они хранятся у материально ответственного лица в отдельном сейфе или запираемом шкафу.
Срок хранения трудовых книжек у работодателя составляет весь период работы сотрудника в организации. При увольнении трудовая книжка выдается работнику на руки в последний день работы. Если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан хранить её до востребования. Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя в течение 50 лет, после чего передаются в государственный архив.
Особые требования предъявляются к условиям хранения. Помещение, где хранятся трудовые книжки, должно быть сухим, защищенным от прямых солнечных лучей, иметь нормальную температуру. Недопустимо хранение трудовых книжек в сырых подвалах, на чердаках, в неотапливаемых помещениях. Это может привести к порче документов.
При смене ответственного лица обязательно составляется акт приема-передачи трудовых книжек. В акте указывается количество передаваемых трудовых книжек, их серии и номера, количество чистых бланков. Акт подписывается передающим и принимающим лицами, а также руководителем организации.
Если трудовая книжка утрачена по вине работодателя, последний обязан оформить работнику дубликат трудовой книжки. Для этого работодатель должен обратиться к предыдущим работодателям за сведениями о трудовой деятельности работника. Процедура восстановления трудовой книжки является сложной и затратной, поэтому важно обеспечить надлежащее хранение оригиналов.
Работодатель должен быть готов предъявить трудовые книжки и книгу учета при проведении проверки трудовой инспекцией. Отказ в предоставлении документов может быть расценен как препятствование проведению проверки, что влечет дополнительную административную ответственность.
Рекомендуется ежегодно проводить инвентаризацию трудовых книжек и сверку их с книгой учета. Это позволяет своевременно выявить расхождения, ошибки в учете или недостачу документов. По результатам инвентаризации составляется акт, который подписывается комиссией и утверждается руководителем.
Что делать при утрате книги учета трудовых книжек
Утрата книги учета движения трудовых книжек — чрезвычайная ситуация, требующая немедленных действий работодателя. Рассмотрим пошаговый алгоритм действий в такой ситуации.
Шаг 1. Установление факта утраты
Как только выяснилось, что книга учета отсутствует, необходимо провести тщательную проверку. Возможно, документ был временно перемещен или находится у кого-то из работников. Следует проверить все возможные места хранения, опросить сотрудников, которые могли работать с книгой учета.
Если книга учета действительно утрачена безвозвратно (утеряна, уничтожена при пожаре, похищена), необходимо зафиксировать этот факт документально.
Шаг 2. Составление акта об утрате
Факт утраты книги учета оформляется актом. Акт составляется комиссией, которая создается приказом руководителя организации. В состав комиссии могут входить руководитель, главный бухгалтер, кадровый работник, юрист и другие сотрудники.
В акте указываются:
- дата составления акта
- состав комиссии (должности, ФИО членов комиссии)
- при каких обстоятельствах обнаружена утрата книги учета
- предполагаемая дата утраты
- что было предпринято для поиска книги учета
- заключение комиссии о невозможности восстановления утраченной книги
Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации.
Шаг 3. Заведение новой книги учета
После оформления акта об утрате организация должна завести новую книгу учета движения трудовых книжек. Новая книга оформляется в соответствии со всеми требованиями: нумеруется, прошнуровывается, заверяется подписью руководителя и печатью.
Шаг 4. Восстановление записей
Новую книгу учета необходимо заполнить данными о трудовых книжках, которые в настоящее время находятся у работодателя. Для этого используются имеющиеся в организации документы:
- трудовые книжки работников
- личные карточки работников (форма Т-2)
- трудовые договоры
- приказы о приеме на работу
- штатное расписание
- иные кадровые документы
В новую книгу учета вносятся записи обо всех работниках, чьи трудовые книжки находятся у работодателя на момент восстановления учета. Записи вносятся в произвольном порядке (обычно в алфавитном или по мере поступления сведений), нумерация начинается с номера 1.
Важно понимать, что полностью восстановить утраченную книгу учета невозможно. В частности, не будут восстановлены данные о работниках, которые уже уволились на момент утраты книги и получили свои трудовые книжки. Однако это не освобождает работодателя от обязанности завести новую книгу и внести в неё сведения о текущих работниках.
Шаг 5. Предотвращение повторной утраты
Для предотвращения повторной утраты рекомендуется усилить контроль за хранением книги учета. Можно ввести журнал выдачи книги учета для работы с фиксацией даты и времени выдачи, ФИО получившего работника, даты и времени возврата. Также целесообразно назначить второе ответственное лицо, которое будет периодически проверять наличие книги учета и правильность её ведения.
Некоторые организации практикуют создание копий книги учета. Хотя юридической силы такая копия не имеет, она может помочь при восстановлении утраченного оригинала.
Шаг 6. Информирование контролирующих органов
Законодательство не требует обязательного уведомления трудовой инспекции об утрате книги учета. Однако если утрата произошла в результате противоправных действий (кража, умышленное уничтожение), рекомендуется обратиться в правоохранительные органы для фиксации факта преступления.
При проведении проверки трудовой инспекцией необходимо будет предъявить акт об утрате предыдущей книги учета и показать новую книгу. Наличие акта будет свидетельствовать о том, что работодатель принял меры для восстановления учета, что может смягчить ответственность или избавить от неё.
Часто задаваемые вопросы по ведению книги учета трудовых книжек
Вопрос 1: Обязательно ли вести книгу учета трудовых книжек микропредприятиям?
Да, обязательно. Льготы, предоставленные микропредприятиям в части упрощения кадрового документооборота, не распространяются на ведение трудовых книжек. Микропредприятия наравне с другими организациями обязаны вести трудовые книжки работников и книги учета. Об этом прямо указано в разъяснениях контролирующих органов. Отсутствие книги учета у микропредприятия может повлечь административную ответственность на общих основаниях.
Вопрос 2: Можно ли вести книгу учета в электронном виде?
Нет, нельзя. Письмо Минтруда от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245 прямо запрещает ведение книги учета трудовых книжек в электронном виде. Книга и журналы учета трудовых книжек не относятся к документам, в отношении которых возможно применение электронного кадрового документооборота. Даже если в организации полностью внедрен ЭКДО, книгу учета необходимо вести на бумажном носителе.
Вопрос 3: Нужно ли заводить новую книгу учета каждый календарный год?
Нет, не нужно. Книга учета ведется непрерывно с момента её открытия до полного заполнения всех страниц. Нормативными актами не установлен период ведения книги учета. Работодатель может сам определить, через какой период начинать новую книгу (квартал, год, несколько лет), и закрепить это в локальном акте. Однако наиболее распространенная практика — вести одну книгу до её полного заполнения.
Вопрос 4: Что делать, если в книге учета допущена ошибка?
Если в книге учета допущена ошибка, её нельзя зачеркивать или замазывать корректором. Неправильную запись следует признать недействительной, сделав рядом отметку: «Запись № [номер записи] недействительна». Затем на следующей строке вносится правильная запись с новым порядковым номером. Некоторые кадровики практикуют внесение исправлений с оговоркой: перечеркивают неверную запись одной тонкой чертой, рядом пишут «Исправленному верить», ставят подпись и дату. Однако первый способ является более правильным.
Вопрос 5: Нужно ли вести книгу учета индивидуальному предпринимателю?
Да, нужно. Индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, обязаны вести трудовые книжки и книги учета наравне с организациями. Исключение сделано только для работодателей — физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей (например, для физического лица, нанявшего домработницу, няню, личного водителя). Такие работодатели не ведут трудовые книжки на своих работников.
Вопрос 6: Можно ли продолжать использовать старую форму книги учета из постановления Минтруда № 69?
Да, можно. Хотя постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69 утратило силу, это не означает, что старые формы книг учета нельзя использовать. Если в организации имеются незаполненные книги учета по старой форме, их можно продолжать вести до полного окончания. Главное требование — книга должна быть пронумерована, прошнурована и заверена. Если организация решает разработать собственную форму книги учета, она должна утвердить её локальным нормативным актом.
Вопрос 7: Что делать, если работник отказался расписаться в книге учета при получении трудовой книжки?
Если работник отказывается расписаться в книге учета при получении трудовой книжки при увольнении, необходимо составить акт об отказе. Акт составляется в присутствии свидетелей (не менее двух человек), которые также подписывают этот документ. В акте указываются дата, время, обстоятельства отказа, ФИО работника и свидетелей. В книге учета в графе 10 делается отметка: «От получения трудовой книжки и подписи в книге учета отказался, составлен акт от [дата]». Такой акт является доказательством того, что работодатель предпринял все необходимые действия для выдачи трудовой книжки.
Вопрос 8: Нужно ли регистрировать в книге учета трудовую книжку совместителя?
Трудовые книжки совместителей по общему правилу не регистрируются в книге учета по месту работы по совместительству. Трудовая книжка хранится по основному месту работы. Работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству, не получает от него трудовую книжку и, соответственно, не регистрирует её в своей книге учета. Однако если совместитель изъявил желание, чтобы запись о работе по совместительству была внесена в его трудовую книжку, он может принести трудовую книжку от основного работодателя. В этом случае трудовую книжку следует зарегистрировать в книге учета, внести необходимую запись и вернуть работнику для передачи обратно по основному месту работы.
Вопрос 9: Как быть, если в организации несколько обособленных подразделений?
Если у организации есть обособленные подразделения, порядок ведения книги учета зависит от того, имеют ли эти подразделения право приема и увольнения работников. Если обособленное подразделение наделено такими полномочиями, оно может вести собственную книгу учета трудовых книжек. Если же полномочия по приему и увольнению остались у головной организации, все трудовые книжки хранятся в головной организации, и там же ведется единая книга учета.
Вопрос 10: Можно ли вести две книги учета параллельно?
Законодательство не запрещает ведение нескольких книг учета одновременно. Это может быть целесообразно в крупных организациях, где работает большое количество сотрудников. Например, можно вести отдельные книги учета по разным подразделениям или категориям работников. Однако каждая книга должна быть надлежащим образом оформлена. При проверке необходимо будет предъявить все имеющиеся книги учета.
Сравнительная таблица: бумажная и электронная трудовая книжка
Для лучшего понимания различий между бумажной и электронной формами ведения трудовых книжек представляем сравнительную таблицу.
| Характеристика | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка |
|---|---|---|
| Для кого доступна | Для всех работников, поступивших на работу до 2021 года и подавших заявление о сохранении бумажного формата, а также для работников, поступивших после 2021 года, но имевших трудовой стаж до этой даты | Для всех работников, в том числе впервые поступивших на работу с 2021 года |
| Ведение книги учета | Обязательно ведется книга учета движения трудовых книжек | Книга учета движения не ведется |
| Хранение у работодателя | Трудовая книжка хранится у работодателя в сейфе или несгораемом шкафу весь период работы | Сведения о трудовой деятельности хранятся в базе данных СФР, у работодателя не хранятся |
| Выдача при увольнении | Выдается в последний день работы, работник расписывается в книге учета | Выдается справка СТД-Р в последний день работы |
| Получение сведений работником | Работник может получить копию трудовой книжки у работодателя | Работник может получить сведения через портал Госуслуги, в отделении СФР или МФЦ |
| Риск утраты | Есть риск утраты при пожаре, хищении, небрежном хранении | Риск утраты минимален, данные хранятся в защищенной базе СФР |
| Подтверждение стажа | Трудовая книжка является основным документом для подтверждения стажа | Сведения из базы СФР являются основанием для подтверждения стажа |
| Возможность исправления ошибок | Работодатель вносит исправления в бумажную трудовую книжку по установленным правилам | Работодатель подает корректирующую форму ЕФС-1 в СФР |
| Срок предоставления сведений в СФР | Работодатель обязан предоставлять сведения в СФР независимо от наличия бумажной книжки | Работодатель предоставляет сведения в СФР в установленные сроки |
| Возможность возврата к бумажному формату | Не применимо, так как работник уже использует бумажную форму | Невозможно. Переход на электронную форму необратим |
Понимание различий между бумажной и электронной формами ведения трудовых книжек помогает работодателям правильно организовать кадровый учет и избежать ошибок при работе с документами.
Образец оформления приказа о назначении ответственного лица
Для правильной организации работы с трудовыми книжками необходимо издать приказ о назначении ответственного лица. Предлагаем образец такого приказа:
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ
15 января 2025 г. № 5-к г. Москва
О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
В соответствии с пунктом 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 № 320н,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них инспектора отдела кадров Иванову Марию Петровну.
- Возложить на Иванову М.П. следующие обязанности:
- ведение трудовых книжек работников организации;
- ведение книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- хранение трудовых книжек работников в сейфе;
- выдача трудовых книжек работникам при увольнении;
- оформление вкладышей в трудовые книжки;
- ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (совместно с главным бухгалтером Петровым А.С.);
- обеспечение сохранности трудовых книжек и бланков.
- Установить, что Иванова М.П. несет персональную ответственность за сохранность трудовых книжек, правильность и своевременность внесения в них записей.
- Главному бухгалтеру Петрову А.С. внести соответствующие изменения в должностную инструкцию инспектора отдела кадров Ивановой М.П.
- Настоящий приказ довести до сведения Ивановой М.П. под подпись.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор _____________ С.И. Сидоров
С приказом ознакомлена: Инспектор отдела кадров _____________ М.П. Иванова 15.01.2025
Данный образец можно адаптировать под конкретные условия организации, изменив наименование должностей, добавив или убрав отдельные обязанности.
Актуальные изменения законодательства на 2025-2026 год
В 2025-2026 году продолжается совершенствование законодательства в области трудовых отношений и кадрового делопроизводства. Работодателям необходимо учитывать следующие актуальные тенденции и изменения.
Основным нормативным документом, регулирующим вопросы ведения трудовых книжек, остается приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Этот документ вступил в силу 1 сентября 2021 года и продолжает действовать в 2025-2026 году без существенных изменений.
Важно отметить, что переход на электронные трудовые книжки является необратимым процессом. Работники, которые подали заявление о переходе на электронный формат, не могут вернуться к бумажной трудовой книжке. Это правило остается неизменным и в 2025-2026 году.
Для работников, впервые поступающих на работу с 2021 года, оформляются только электронные трудовые книжки. Бумажные трудовые книжки таким работникам не заводятся ни при каких обстоятельствах. Однако работники, которые имели трудовой стаж до 2021 года и подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, продолжают вести её в бумажном виде.
Размер административных штрафов за нарушения в области трудового законодательства, в том числе за отсутствие или ненадлежащее ведение книги учета трудовых книжек, остается на уровне, установленном статьей 5.27 КоАП РФ. Однако необходимо учитывать, что суммы штрафов периодически индексируются в связи с инфляцией.
Особое внимание в 2025-2026 году уделяется правильности и своевременности предоставления сведений о трудовой деятельности в Социальный фонд России. Работодатели обязаны представлять форму ЕФС-1 при каждом кадровом мероприятии (прием, перевод, увольнение, переименование организации и т.д.). Несвоевременное представление сведений или представление недостоверных сведений влечет административную ответственность.
Контролирующие органы продолжают усиливать внимание к вопросам кадрового делопроизводства. Проверки соблюдения трудового законодательства проводятся как в плановом порядке, так и по жалобам работников. При проверках особое внимание уделяется наличию и правильности ведения книги учета трудовых книжек, соблюдению сроков внесения записей, условиям хранения трудовых книжек.
Рекомендуется регулярно отслеживать изменения законодательства и разъяснения контролирующих органов. Для этого можно подписаться на рассылки новостей на официальных сайтах Минтруда России, Роструда, СФР, а также использовать справочные правовые системы.
Полезные ссылки и источники информации
Для получения актуальной и достоверной информации по вопросам ведения трудовых книжек и книги учета рекомендуем обращаться к следующим источникам:
Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации — https://mintrud.gov.ru На сайте публикуются актуальные нормативные правовые акты, разъяснения по вопросам применения трудового законодательства, новости в сфере труда и социальной защиты.
Официальный сайт Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) — https://rostrud.gov.ru Роструд осуществляет федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства. На сайте размещены разъяснения по актуальным вопросам трудового права, образцы документов, информация о правах и обязанностях работников и работодателей.
Онлайнинспекция.рф — https://онлайнинспекция.рф Портал «Онлайнинспекция» позволяет получить ответы на вопросы по трудовому праву от специалистов Роструда. Можно задать вопрос и получить официальный ответ в течение нескольких дней.
Официальный сайт Социального фонда России — https://sfr.gov.ru На сайте СФР размещена информация о порядке представления сведений о трудовой деятельности, формах отчетности, электронных сервисах для работодателей и граждан.
Справочная правовая система «КонсультантПлюс» — http://www.consultant.ru В системе содержатся полные тексты нормативных правовых актов, судебная практика, комментарии экспертов, образцы документов. Многие материалы доступны бесплатно.
Справочная правовая система «Гарант» — http://www.garant.ru Аналог КонсультантПлюс, содержит базу законодательства, комментарии, разъяснения, практические рекомендации.
Использование официальных источников информации позволяет быть уверенным в достоверности и актуальности полученных сведений, что особенно важно в условиях часто меняющегося законодательства.
Заключение
Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек в 2025-2026 году остается важнейшей обязанностью каждого работодателя. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек, значительная часть работников продолжает использовать бумажный формат, что требует от организаций строгого соблюдения требований законодательства.
Основные выводы, которые необходимо помнить работодателям:
Книга учета движения трудовых книжек является обязательным документом для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих работников с бумажными трудовыми книжками. Отсутствие или ненадлежащее ведение книги учета влечет административную ответственность в виде штрафов до 50 000 рублей для организаций и до 5 000 рублей для должностных лиц.
Книга учета должна вестись исключительно в бумажном виде, быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя. Электронное ведение книги учета категорически запрещено даже при наличии системы электронного кадрового документооборота.
Работодатель обязан назначить приказом ответственное лицо за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Это лицо несет персональную ответственность за сохранность документов и правильность внесения записей.
Трудовые книжки должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому имеет только ответственное лицо. Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя в течение 50 лет.
При утрате книги учета необходимо составить акт об утрате и завести новую книгу, восстановив в ней записи о трудовых книжках, находящихся у работодателя на момент восстановления.
Даже при переходе на электронные трудовые книжки работодатель обязан продолжать вести бумажные трудовые книжки работников, которые подали заявление о сохранении бумажного формата, и вести в отношении этих книжек книгу учета.
Соблюдение всех требований законодательства при ведении книги учета трудовых книжек — это не только способ избежать штрафов, но и проявление заботы о своих работниках, обеспечение сохранности важнейших документов, подтверждающих их трудовой стаж. Надеемся, что данное руководство поможет вам правильно организовать работу с трудовыми книжками и защитить свою организацию от возможных нарушений.