Приказы по личному составу: какие должны быть, сроки хранения и ошибки, которые стоят компании миллионы

71

Каждый день в российских компаниях издаются сотни приказов по персоналу. Но знаете ли вы, что неправильное оформление или несоблюдение сроков хранения кадровых документов может обернуться штрафом до 200 000 рублей для организации? В 2025 году контролирующие органы усилили проверки кадрового делопроизводства, и теперь каждый приказ по личному составу находится под пристальным вниманием инспекторов.

В этой статье вы получите исчерпывающее руководство по работе с приказами по личному составу: узнаете, какие документы относятся к этой категории, как правильно их оформлять, какие сроки хранения установлены законодательством в 2025-2026 годах, и получите практические инструменты для работы — чек-листы, таблицы и готовые шаблоны. Эта информация поможет вам избежать критических ошибок в кадровом документообороте и защитить компанию от серьезных финансовых потерь.

Что такое приказы по личному составу и почему они так важны

Приказы по личному составу — это распорядительные документы, которые фиксируют все кадровые решения руководства организации в отношении конкретных работников. Они регулируют трудовые отношения с момента приема сотрудника на работу и до его увольнения, а также все изменения, происходящие в процессе трудовой деятельности.

Важность этих документов невозможно переоценить. Приказы по личному составу служат юридической основой для всех действий работодателя, подтверждают трудовой стаж работников, влияют на начисление пенсий и социальных выплат. В случае трудовых споров именно эти документы становятся ключевыми доказательствами в суде.

Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», работодатель обязан обеспечить правильное оформление, учет и хранение всех приказов по личному составу. Нарушение этих требований влечет административную ответственность по статье 13.20 КоАП РФ — штраф для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 100 000 до 200 000 рублей.

В 2025 году особое внимание уделяется электронному документообороту в кадровой сфере. Многие компании переходят на цифровые приказы, но при этом должны соблюдать все требования законодательства о защите персональных данных и использовать квалифицированную электронную подпись для юридической силы документов.

Виды приказов по личному составу: полная классификация

Все приказы по личному составу можно разделить на несколько основных категорий в зависимости от того, какие кадровые процедуры они оформляют. Понимание этой классификации критически важно для правильной организации кадрового документооборота и определения сроков хранения.

Приказы о приеме на работу

Это первый документ, который издается в отношении нового сотрудника. Приказ о приеме на работу оформляется на основании трудового договора и должен содержать все существенные условия: должность, структурное подразделение, дату начала работы, условия оплаты труда, характер работы (основная или по совместительству).

Типовая форма Т-1 используется для приема одного работника, форма Т-1а — для нескольких. В 2025 году работодатели могут разработать собственные формы приказов, но они должны содержать все обязательные реквизиты согласно статье 68 ТК РФ.

Приказы о переводе на другую работу

Перевод работника на другую должность, в другое структурное подразделение или местность оформляется отдельным приказом. Важно различать постоянные и временные переводы — для каждого вида установлены свои правила оформления и сроки.

Постоянный перевод требует согласия работника и внесения изменений в трудовой договор. Временный перевод может быть оформлен на срок до одного года, а в случае замещения отсутствующего работника — до его выхода на работу.

Приказы об увольнении работников

Приказы о расторжении трудового договора являются одними из самых важных кадровых документов. Они должны точно соответствовать основаниям увольнения, указанным в Трудовом кодексе РФ, и содержать ссылку на конкретную статью закона.

Особое внимание следует уделять формулировкам в приказах об увольнении. Неправильная формулировка может стать основанием для восстановления работника на работе через суд и выплаты компенсации за вынужденный прогул.

Приказы о поощрениях и взысканиях

Эти документы фиксируют применение к работникам мер поощрения (премии, благодарности, награждения) или дисциплинарных взысканий (замечание, выговор, увольнение). Каждый случай должен быть документально подтвержден и оформлен в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Для дисциплинарных взысканий установлены строгие процедурные требования: необходимо получить объяснение работника, соблюсти сроки применения взыскания, правильно оформить приказ.

Приказы о предоставлении отпусков

Ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебные отпуска, отпуска по беременности и родам — все эти кадровые процедуры требуют издания соответствующих приказов.

График отпусков на 2025-2026 годы должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала календарного года. Приказы о предоставлении отпусков издаются на основании этого графика или заявлений работников.

Приказы о командировках

Служебные командировки работников оформляются приказами, в которых указываются цель, место и сроки командирования. В 2025 году многие компании отказались от командировочных удостоверений, но приказ остается обязательным документом.

Другие виды приказов

К приказам по личному составу также относятся документы об изменении фамилии работника, установлении неполного рабочего времени, направлении на обучение, аттестации, совмещении должностей и многие другие.

Сроки хранения приказов по личному составу

Один из самых важных вопросов кадрового делопроизводства — определение правильных сроков хранения документов. Ошибка в этом вопросе может привести к уничтожению важных документов или, наоборот, к захламлению архива ненужными бумагами.

Основным нормативным документом, регулирующим сроки хранения, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (с изменениями, действующими в 2025 году).

Приказы со сроком хранения 75 лет

Это самая важная категория кадровых документов. Срок в 75 лет установлен для приказов, которые влияют на пенсионные права работников и подтверждают их трудовой стаж.

К этой категории относятся:

• Приказы о приеме на работу
• Приказы о переводе на другую постоянную работу
• Приказы об увольнении
• Приказы о совмещении должностей и совместительстве
• Приказы об изменении фамилии, имени, отчества
• Приказы о присвоении разрядов, классов, категорий
• Приказы о премировании и других денежных вознаграждениях (если они влияют на пенсию)

Важный нюанс: для документов, созданных до 2003 года, действует срок хранения «постоянно». Переход на 75-летний срок произошел в связи с изменением пенсионного законодательства.

Приказы со сроком хранения 5 лет

Эти документы не влияют на пенсионные права и имеют меньший срок хранения:

• Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков
• Приказы об отпусках без сохранения заработной платы
• Приказы о командировках
• Приказы о дежурствах
• Приказы о краткосрочных дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор без увольнения)
• Приказы о разовых премиях и поощрениях, не влияющих на пенсию

Приказы со сроком хранения 3 года

К этой категории относятся некоторые приказы о предоставлении социальных льгот и гарантий, не связанных с основными трудовыми правами работников.

Особенности исчисления сроков хранения

Срок хранения документов начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по данному документу. Например, приказ об увольнении, изданный 15 марта 2025 года, должен храниться до 1 января 2101 года (с учетом срока 75 лет, отсчет начинается с 1 января 2026 года).

Для приказов, оформленных в электронном виде, действуют те же сроки хранения. При этом необходимо обеспечить сохранность электронных документов, их читаемость и возможность проверки подлинности на протяжении всего срока хранения.

Обязательные реквизиты приказа по личному составу

Каждый приказ по личному составу должен быть правильно оформлен и содержать все необходимые реквизиты. Отсутствие хотя бы одного обязательного элемента может сделать документ недействительным.

Наименование организации

Полное наименование работодателя должно соответствовать учредительным документам. Если у организации есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках после полного.

Название вида документа

Обязательно указывается слово «ПРИКАЗ» заглавными буквами. Для приказов по личному составу можно добавить уточнение «по личному составу» или «о персонале».

Дата и номер приказа

Дата приказа — это дата его подписания руководителем. Приказы по личному составу обычно нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности, с добавлением индекса «-к» или «-лс» (например, № 25-к от 15.03.2025).

Заголовок к тексту

Краткая формулировка содержания приказа, отвечающая на вопрос «о чем?». Например: «О приеме на работу Иванова И.И.», «О предоставлении отпуска Петровой М.А.».

Текст приказа

Текст состоит из двух частей — констатирующей (основание для издания приказа) и распорядительной (само распоряжение). Распорядительная часть начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» и содержит конкретные действия, которые необходимо выполнить.

В тексте обязательно указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника полностью
• Структурное подразделение
• Должность
• Дата, с которой действует приказ
• Условия (для приема — оклад, испытательный срок; для отпуска — даты начала и окончания, количество дней)

Основание

Перечисляются документы, на основании которых издан приказ: трудовой договор, заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д. Каждый документ указывается с датой и номером.

Подпись руководителя

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Указывается должность, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Отметка об ознакомлении работника

Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания (для приказа о приеме на работу — в день начала работы). Отметка об ознакомлении включает подпись работника и дату.

Виза согласования

При необходимости приказ визируется заинтересованными должностными лицами: начальником отдела кадров, юристом, главным бухгалтером.

Чек-лист проверки приказа по личному составу перед подписанием

Этот практический инструмент поможет вам избежать типичных ошибок при оформлении кадровых приказов. Используйте его каждый раз перед подписанием документа.

Проверка реквизитов: ☐ Указано полное наименование организации согласно уставу ☐ Проставлена дата подписания приказа ☐ Присвоен номер в соответствии с принятой системой нумерации ☐ Сформулирован заголовок, кратко отражающий содержание ☐ Текст приказа структурирован и понятен

Проверка персональных данных работника: ☐ ФИО работника указаны полностью без сокращений ☐ Проверена правильность написания ФИО по паспорту ☐ Указана точная должность согласно штатному расписанию ☐ Названо структурное подразделение ☐ Для приказов о приеме — проверен табельный номер

Проверка дат и сроков: ☐ Дата начала действия приказа указана корректно ☐ Для отпусков — количество дней рассчитано правильно ☐ Для командировок — даты не противоречат производственному календарю ☐ Соблюдены сроки оформления документа

Проверка финансовых показателей: ☐ Сумма оклада или ставки указана цифрами и прописью ☐ Размер премии или надбавки соответствует локальным актам ☐ Проверена правильность расчета компенсаций

Проверка оснований: ☐ Перечислены все документы-основания для издания приказа ☐ Указаны даты и номера документов-оснований ☐ Основания соответствуют содержанию приказа ☐ Документы-основания фактически существуют и правильно оформлены

Проверка законности: ☐ Формулировки соответствуют Трудовому кодексу РФ ☐ Соблюдена процедура оформления (для увольнений, взысканий) ☐ Учтены особенности трудового договора работника ☐ Приказ не противоречит локальным нормативным актам организации

Проверка подписей и виз: ☐ Приказ подписан уполномоченным лицом ☐ Подпись расшифрована ☐ Проставлены необходимые визы согласования ☐ Предусмотрено место для ознакомления работника

Финальная проверка: ☐ Отсутствуют грамматические и орфографические ошибки ☐ Документ читаем, текст не смазан ☐ Использован фирменный бланк организации (при наличии) ☐ Приказ будет зарегистрирован в журнале регистрации

Пошаговая инструкция по оформлению приказа о приеме на работу

Прием нового сотрудника — одна из самых частых кадровых процедур. Рассмотрим детально, как правильно оформить приказ о приеме на работу в 2025 году.

Шаг 1. Подготовка документов-оснований

Перед изданием приказа необходимо:

• Заключить трудовой договор с работником (два экземпляра, оба подписываются)
• Получить от работника заявление о приеме на работу (не обязательно, но желательно)
• Собрать пакет документов от работника (паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы об образовании, военный билет для военнообязанных)
• Оформить личную карточку Т-2 или её электронный аналог

Шаг 2. Определение даты начала работы

Дата начала работы должна быть согласована с работником и указана в трудовом договоре. Приказ издается в день начала работы или за 1-2 дня до него. Важно: работник не может приступить к работе раньше даты, указанной в приказе.

Шаг 3. Заполнение формы приказа

Используйте форму Т-1 (для одного работника) или Т-1а (для нескольких работников), либо разработанную в организации форму. Заполните все обязательные поля:

• Номер и дату приказа
• ФИО работника полностью
• Табельный номер (присваивается кадровой службой)
• Структурное подразделение
• Должность точно по штатному расписанию
• Условия приема (на постоянную работу, по срочному договору, на время отсутствия основного работника)
• Дату начала работы
• Оклад или тарифную ставку цифрами и прописью
• Надбавки и доплаты, если установлены
• Условия испытания (при наличии): срок испытания в месяцах или днях

Шаг 4. Указание основания

В разделе «Основание» перечислите:

• Трудовой договор от определенной даты под определенным номером
• Заявление работника (если оформлялось)
• Другие документы при необходимости

Шаг 5. Подписание и регистрация

Приказ подписывается руководителем организации или лицом, имеющим право подписи. После подписания приказ регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу с присвоением номера.

Шаг 6. Ознакомление работника

С приказом необходимо ознакомить работника под подпись в течение трех рабочих дней со дня фактического начала работы. Работник ставит подпись в специальной графе приказа и указывает дату ознакомления.

Шаг 7. Внесение записи в трудовую книжку

На основании приказа о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись (если работник ведет бумажную трудовую книжку). Для работников, выбравших электронную трудовую книжку, сведения передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.

Шаг 8. Формирование личного дела

Приказ о приеме на работу подшивается в личное дело работника или формируется отдельное дело приказов по личному составу, если в организации не ведутся личные дела.

Типичные ошибки при работе с приказами по личному составу и как их избежать

Практика показывает, что даже опытные кадровики допускают ошибки в оформлении приказов. Рассмотрим самые распространенные из них и способы их предотвращения.

Ошибка 1: Несоответствие даты приказа и даты события

Часто встречается ситуация, когда приказ об увольнении датирован позже последнего рабочего дня работника, или приказ о приеме издан после того, как человек уже приступил к работе. Это грубое нарушение, которое может повлечь административную ответственность.

Решение: Приказ о приеме издается в день начала работы, приказ об увольнении — в последний рабочий день. Планируйте оформление документов заранее.

Ошибка 2: Неправильное указание основания увольнения

Формулировка в приказе об увольнении должна точно соответствовать статье Трудового кодекса и причине расторжения трудового договора. Вольные интерпретации недопустимы.

Решение: Используйте точные формулировки из ТК РФ. Например, не «увольнение за прогулы», а «расторжение трудового договора по инициативе работодателя в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — прогулом (подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации)».

Ошибка 3: Отсутствие ознакомления работника с приказом

Работодатель обязан ознакомить работника с приказом под подпись. Отсутствие подписи работника может стать основанием для признания приказа недействительным.

Решение: Организуйте процедуру ознакомления с приказами и контролируйте наличие подписей. Если работник отказывается подписывать приказ, составьте акт об отказе от ознакомления.

Ошибка 4: Путаница с нумерацией приказов

Присвоение одинаковых номеров разным приказам, пропуски в нумерации, использование произвольных индексов — все это создает проблемы при поиске документов и в случае проверок.

Решение: Разработайте и утвердите систему нумерации приказов. Ведите журнал регистрации приказов, где последовательно фиксируются все номера.

Ошибка 5: Преждевременное уничтожение документов

Некоторые кадровики ошибочно полагают, что после увольнения работника все документы о нем можно уничтожить. Это не так — сроки хранения исчисляются от даты завершения делопроизводства, а не от даты увольнения.

Решение: Строго соблюдайте установленные сроки хранения. Для документов со сроком хранения 75 лет создавайте описи и передавайте их в архив. Уничтожение проводите только после экспертизы ценности документов и оформления акта.

Ошибка 6: Игнорирование требований к электронным документам

При переходе на электронный документооборот некоторые организации пренебрегают требованиями к оформлению электронных приказов: не используют квалифицированную электронную подпись, не обеспечивают возможность ознакомления работника с электронным документом.

Решение: Изучите требования законодательства к электронным кадровым документам. Обеспечьте техническую возможность для подписания и ознакомления. Получите согласие работника на электронный документооборот.

Ошибка 7: Несоответствие приказа трудовому договору

Условия, указанные в приказе о приеме на работу, должны полностью соответствовать трудовому договору. Расхождения в должности, окладе, дате начала работы недопустимы.

Решение: Перед подписанием приказа сверьте все данные с трудовым договором. При необходимости внести изменения в условия труда сначала оформите дополнительное соглашение к трудовому договору, а затем издайте приказ.

Организация хранения приказов по личному составу

Правильная организация хранения кадровых документов — это не просто требование законодательства, но и гарантия защиты интересов как работодателя, так и работников.

Формирование дел

Приказы по личному составу группируются в дела по видам и срокам хранения. Рекомендуется формировать отдельные дела для:

• Приказов о приеме, переводе, увольнении (срок хранения 75 лет)
• Приказов об отпусках (срок хранения 5 лет)
• Приказов о командировках (срок хранения 5 лет)
• Приказов о поощрениях и взысканиях (разделяются по срокам хранения)

Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке. Каждое дело должно содержать не более 250 листов толщиной не более 4 см.

Оформление обложки дела

На обложке дела указывается:

• Наименование организации
• Структурное подразделение (отдел кадров)
• Индекс дела по номенклатуре
• Заголовок дела (например, «Приказы о приеме, переводе, увольнении работников»)
• Крайние даты документов в деле
• Количество листов
• Срок хранения

Требования к помещению для хранения

Документы длительного и постоянного хранения должны находиться в специально оборудованных помещениях:

• Запирающиеся металлические шкафы или сейфы
• Защита от прямых солнечных лучей
• Температура воздуха 17-19°C, влажность 50-55%
• Защита от затопления, пожара
• Ограниченный доступ посторонних лиц

Учет и выдача документов

Выдача приказов по личному составу из архива производится только по письменному запросу с разрешения руководителя. Обязательно ведется журнал учета выдачи дел, где фиксируется:

• Номер и название дела
• Дата выдачи
• Кому выдано
• Подпись получившего
• Дата возврата
• Подпись при возврате

Подготовка к передаче в государственный архив

Для организаций — источников комплектования государственных архивов документы постоянного и длительного хранения передаются в архив после экспертизы ценности. Передача оформляется описью и актом приема-передачи.

Электронное хранение

При ведении электронного кадрового документооборота необходимо:

• Обеспечить резервное копирование на несколько носителей
• Использовать сертифицированные системы электронного архива
• Регулярно проверять читаемость электронных документов
• Обеспечить возможность конвертации при устаревании форматов
• Соблюдать требования к защите персональных данных

Ответы на часто задаваемые вопросы о приказах по личному составу

Можно ли издать приказ задним числом?

Нет, это грубое нарушение делопроизводства. Дата приказа — это дата его подписания руководителем. Издание приказа задним числом может быть расценено как подлог документов. Если приказ не был оформлен своевременно, необходимо оформить его текущей датой с указанием фактической даты события в тексте.

Что делать, если в приказе обнаружена ошибка?

Если ошибка обнаружена до подписания приказа, документ просто переоформляется. Если приказ уже подписан и зарегистрирован, необходимо издать новый приказ о внесении изменений или об отмене ошибочного приказа. Исправления путем зачеркивания и надписывания в приказах по личному составу не допускаются.

Нужно ли хранить черновики и проекты приказов?

Нет, черновики и проекты приказов не являются документами и подлежат уничтожению после оформления окончательного варианта приказа. Хранению подлежат только подписанные приказы.

Можно ли уничтожить приказ, если работник умер?

Нет, срок хранения приказов по личному составу не зависит от того, работает ли человек в организации или нет, жив он или умер. Документы хранятся в течение установленного срока (75 лет или 5 лет) независимо от обстоятельств.

Как поступить, если работник отказывается расписываться в приказе?

Необходимо составить акт об отказе работника от ознакомления с приказом. Акт подписывается несколькими свидетелями (не менее двух человек). Этот акт прикладывается к приказу и имеет такую же юридическую силу, как подпись работника.

Нужно ли печатать приказы на фирменных бланках?

Использование фирменных бланков для приказов не является обязательным требованием. Однако многие организации используют бланки для придания документам официального вида. Главное — наличие всех обязательных реквизитов.

Можно ли издавать приказы в электронном виде?

Да, с 2020 года работодатели имеют право вести кадровый документооборот в электронной форме при соблюдении определенных условий: наличие системы электронного документооборота, использование квалифицированной электронной подписи, согласие работника на электронный документооборот. Электронные приказы имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

Сколько экземпляров приказа нужно оформлять?

Обычно приказ оформляется в одном экземпляре, который хранится в деле приказов. При необходимости работнику может быть выдана заверенная копия приказа. Для некоторых приказов (например, об увольнении) в организациях иногда оформляют два экземпляра, один из которых вкладывается в личное дело работника.

Что делать с приказами при ликвидации организации?

При ликвидации организации все документы по личному составу с не истекшими сроками хранения передаются в архив. Если организация не является источником комплектования государственного архива, документы передаются в муниципальный архив по месту нахождения организации. Передача оформляется актом приема-передачи и описью.

Можно ли объединить несколько кадровых действий в один приказ?

Да, это допустимо. Можно издать один приказ о приеме нескольких работников (форма Т-1а) или объединить в одном приказе несколько действий в отношении одного работника (например, перевод и изменение оклада). Главное — четко структурировать текст приказа и обеспечить возможность ознакомления каждого работника с касающейся его частью.

Нужно ли согласовывать приказы с профсоюзом?

Это зависит от вида приказа и наличия в организации профсоюза. Некоторые приказы (например, об увольнении членов профсоюза, о привлечении к работе в выходные дни) требуют обязательного учета мнения профсоюза. Порядок такого согласования должен быть прописан в коллективном договоре.

Как быть, если при проверке обнаружилось отсутствие приказов за прошлые годы?

К сожалению, восстановить утраченные приказы практически невозможно. Можно оформить служебную записку с объяснением причин отсутствия документов. Если есть другие документы, подтверждающие кадровые действия (трудовые договоры, записи в трудовых книжках), они могут частично компенсировать отсутствие приказов. Важно наладить правильное ведение документооборота на будущее.

Образцы и шаблоны приказов: практические примеры

Для вашего удобства приведем несколько типовых формулировок приказов по различным кадровым ситуациям.

Образец формулировки приказа о приеме на работу

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Принять Смирнова Алексея Петровича на должность менеджера по продажам отдела коммерции с 10 января 2025 года с установлением испытательного срока продолжительностью три месяца.
2. Установить Смирнову А.П. оклад в размере 65 000 (шестьдесят пять тысяч) рублей в месяц.
3. Начальнику отдела кадров Ивановой М.С. ознакомить Смирнова А.П. с должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами.

Основание: Трудовой договор от 27.12.2024 № 158, заявление Смирнова А.П. от 25.12.2024.

Образец формулировки приказа об увольнении по собственному желанию

ПРИКАЗЫВАЮ:

Расторгнуть трудовой договор от 15.03.2020 № 87, заключенный с Петровой Мариной Александровной, занимающей должность бухгалтера финансового отдела, и уволить ее 31 декабря 2025 года по инициативе работника (пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации).

Основание: заявление Петровой М.А. от 16.12.2025 об увольнении по собственному желанию.

Образец формулировки приказа о переводе на другую должность

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перевести Сидорова Дмитрия Ивановича с должности специалиста отдела маркетинга на должность начальника отдела маркетинга с 01 февраля 2025 года на постоянной основе.
2. Установить Сидорову Д.И. с 01 февраля 2025 года оклад в размере 95 000 (девяносто пять тысяч) рублей в месяц.
3. Начальнику отдела кадров подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Основание: представление начальника службы персонала от 20.01.2025, согласие работника от 22.01.2025, дополнительное соглашение к трудовому договору от 25.01.2025 № 7.

Образец формулировки приказа о предоставлении отпуска

ПРИКАЗЫВАЮ:

Предоставить Козлову Игорю Сергеевичу, юристу юридического отдела, ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 03 февраля 2025 года по 02 марта 2025 года включительно.

Основание: график отпусков на 2025 год, заявление Козлова И.С. от 15.01.2025.

Ключевые изменения в кадровом законодательстве 2025 года

Каждый год законодательство в сфере трудовых отношений претерпевает изменения. В 2025 году кадровикам следует обратить внимание на следующие нововведения:

Расширение электронного документооборота. С 2025 года большинство работодателей обязаны обеспечить возможность обмена электронными документами с Социальным фондом России (СФР). Это касается и приказов по личному составу, данные из которых направляются в фонд для персонифицированного учета.

Изменения в правилах хранения документов. Уточнены требования к хранению электронных кадровых документов, введены дополнительные меры защиты персональных данных работников.

Новые формы отчетности. Изменились форма и порядок подачи сведений о трудовой деятельности работников (форма СЗВ-ТД), что влияет на сроки издания приказов о приеме и увольнении.

Усиление контроля за соблюдением трудовых прав. Государственная инспекция труда проводит более тщательные проверки кадрового документооборота, особое внимание уделяется правильности оформления увольнений и соблюдению сроков хранения документов.

Изменения в правилах проведения аттестации. Введены новые требования к оформлению результатов аттестации работников, что влияет на содержание приказов о несоответствии занимаемой должности.

Следите за обновлениями законодательства на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты РФ (https://mintrud.gov.ru), портале правовой информации (http://pravo.gov.ru) и в справочно-правовых системах «КонсультантПлюс» и «Гарант».

Заключение

Правильное оформление и хранение приказов по личному составу — это основа грамотного кадрового делопроизводства. Эти документы защищают интересы как работодателя, так и работников, служат доказательной базой в трудовых спорах и необходимы для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии.

Главное, что необходимо запомнить:

• Каждый приказ должен содержать все обязательные реквизиты и быть правильно оформлен
• Сроки хранения приказов зависят от их вида: 75 лет для документов, влияющих на пенсионные права, и 5 лет для остальных
• Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в установленные сроки
• Электронные приказы имеют такую же силу, как бумажные, при соблюдении требований законодательства
• Уничтожение документов до истечения срока хранения влечет серьезную ответственность

Используйте чек-листы и шаблоны из этой статьи для проверки своих документов. Регулярно обновляйте знания о требованиях законодательства. Помните, что грамотное ведение кадрового документооборота — это не просто формальность, а важнейший инструмент управления персоналом и защиты от юридических рисков.

Если вы обнаружили пробелы в кадровом делопроизводстве вашей организации, не откладывайте исправление ошибок. Проведите аудит имеющихся приказов, наладьте систему их учета и хранения, обучите ответственных сотрудников. Это инвестиция в безопасность и стабильность вашего бизнеса.

---

Источники и полезные ресурсы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (актуальная редакция 2025 года) — http://www.consultant.ru
2. Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) — http://www.consultant.ru
3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — http://pravo.gov.ru
4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству (Росархив) — https://archives.ru
5. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» — http://www.consultant.ru
6. Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ — https://mintrud.gov.ru
7. Портал государственных услуг Российской Федерации — https://gosuslugi.ru
8. Официальный сайт Социального фонда России — https://sfr.gov.ru